Ikvienam uzņēmējam ir būtiski nozīmīga saziņa ar saviem klientiem – tas lielā mērā nosaka uzņēmēja panākumus biznesā. Jauns bizness pārsvarā tiek uzsākts ar nelieliem budžeta līdzekļiem, un arī esošie uzņēmumi mūsdienu ekonomikas situācijā izvēlas ieekonomēt, netērējot naudu papildus funkcionalitāšu ieviešanai. Taču oficiālu attālinātu saziņu ar saviem klientiem ikviens uzņēmējs var veidot pavisam vienkārši, neieguldot lielus papildus naudas līdzekļus. Bieži vien saziņas nodrošināšanai elektroniski nemaz nav nepieciešama tiešsaistes forma. Pietiek vien publicēt uzņēmuma tīmekļa vietnē (vai kādā citā „darba vidē”) rediģējamu veidlapas formu, kuru var aizpildīt un nosūtīt elektroniski.

 Izvēlies darba vidi

Izvēlies „darba vidi”, kurā būs pieejama un atrodama informācija par Tavu uzņēmumu. Lieliski, ja Tavam uzņēmumam ir sava tīmekļa vietne (mājas lapa) internetā. Taču, gadījumā, ja tādas nav, mūsdienu tehnoloģiju risinājumi un iespējas palīdzēs rast risinājumu šajā situācijā, pie tam, iespējamie risinājumi neprasīs lielus naudas līdzekļu ieguldījumus, jo lielākoties tie ir bez maksas vai par nelielu samaksu. Vari izmantot, piemēram, sociālo tīklu tīmekļa vietnes u.c.

 Veidlapu pieejamība

Uzņēmēji, kuru pakalpojumu saņemšanai nepieciešams iesniegums uz noteikta parauga veidlapas, var nodrošināt sava uzņēmuma tīmekļa vietnē vai citā „darba vidē” publisku pieeju attiecīgajām veidlapām rediģējamā formā ar iespēju tās lejupielādēt, lai būtu iespējams tās aizpildīt elektroniski un parakstīt ar drošu elektronisko parakstu. Vienlaikus ar veidlapu rediģējamām formām, ir lietderīgi ievietot arī paskaidrojumus par veidlapu pareizu aizpildīšanu.

 Veidlapas formā vēlams paredzēt vietu „Kontaktinformācija saziņai”, kur klientam pašam ir iespēja izvēlēties un norādīt piemērotāko veidu turpmākai saziņai (adresi, tālruņa numuru, e-pasta adresi).

E-pasts oficiālai saziņai

Sava uzņēmuma tīmekļa vietnē vai citā „darba vidē” norādie-pasta adresi oficiālajai saziņai, uz kuru klients var nosūtīt arī elektroniski parakstītus dokumentus (iesniegumus, vēstules, izziņas, pilnvaras u.c.).

 Apstiprini dokumenta saņemšanas faktu

Ievēro elektronisko dokumentu savstarpējas apmaiņas labo praksi – apstiprini dokumenta saņemšanas faktu! Saņemot elektroniski parakstītu dokumentu uz uzņēmuma oficiālajai saziņai norādīto e-pasta adresi, vienas darba dienas laikā nosūti atpakaļ paziņojumu par elektroniskā dokumenta saņemšanu uz to e-pasta adresi, no kuras tika nosūtīts elektronisks dokuments.

 Atbildes vēstules forma

Lai nodrošinātu klientam pārliecību par nosūtāmā dokumenta autentiskumu, atbildes vēstuli (ja tā tiks sūtīta elektroniski) būtu vēlams parakstīt ar drošu elektronisko parakstu.

Lasi arī citas e-pakalpojumu un e-iespēju pamācības, pielieto tās pats un iesaki paziņām, kolēģiem, draugiem un ģimenē!

Savukārt, ja vēlies sekot līdzi aktualitātēm e-pakalpojumu un e-iespēju jomā, pievienojies un seko manam profilam Twitter tīklā un esi informēts par valsts e-iespējām Tavai ērtākai ikdienai!